Je trouwdag wordt natuurlijk afgesloten met een spetterend bruiloft feest. In dit artikel geven we een aantal tips voor de organisatie van je bruiloft feest.
De trouwlocatie
Het eerste dat je moet regelen als je jullie bruiloft gaat plannen is de trouwlocatie. Er zijn vele trouwlocaties waar je zowel de ceremonie als het feest kunt houden, maar je kunt er ook voor kiezen jullie bruiloft feest op een andere locatie te geven dan de trouwceremonie.
Kies een trouwlocatie in de buurt
Het is vanzelfsprekend verstandig een trouwlocatie te kiezen bij jullie in de regio. Als de meeste van jullie gasten in een andere regio wonen kan het echter verstandig zijn de bruiloft in hun regio te houden. Jullie blijven waarschijnlijk toch slapen bij of nabij de trouwlocatie maar jullie gasten moeten meestal nog naar huis.
Als je een trouwlocatie kiest waarbij de gasten langer dan ± 30 minuten moeten rijden is het verstandig een overnachtingsmogelijkheid te bieden (al dan niet door henzelf betaald).
Niet teveel zitplaatsen
Je wilt waarschijnlijk dat jullie bruiloft een echt dansfeest wordt. In dat geval is het verstandig het aantal zitplaatsen flink te beperken. Als mensen eenmaal gaan zitten is het namelijk erg lastig ze weer van die stoel af te krijgen om te gaan dansen. Natuurlijk heb je wel een aantal zitplaatsen nodig voor de oudere gasten, maar kies verder zoveel mogelijk voor statafels.
Plan die zitplaatsen voor de oudere gasten bij voorkeur achter in de zaal. Daar zullen ze in eerste instantie niet heel blij mee zijn omdat ze dan niet alles kunnen zien, maar als het feest losbarst en het volume omhoog gaat zullen ze je dankbaar zijn. Als je de oudere gasten vooraan zet gaan ze al snel klagen over het volume omdat ze elkaar niet meer kunnen verstaan.
Eten en drinken
De meeste trouwlocaties verdienen hun geld met het eten en drinken. Veel trouwlocaties berekenen dan ook geen zaalhuur, je hoeft dan alleen het eten en drinken te betalen. Exclusievere locaties zoals kastelen en landhuizen berekenen vaak wel zaalhuur, en/of hogere consumptieprijzen.
Drank afkopen of op nacalculatie
Bij een aantal trouwlocaties kun je van tevoren een vaste prijs afspreken voor de drank (afkopen) maar je kunt er ook voor kiezen om dat op nacalculatie af te rekenen. In dat laatste geval wordt er dus gewoon bijgehouden hoeveel er gedronken wordt en reken je het werkelijke verbruik af.
Wat in jullie geval het verstandigste is ligt aan de prijzen (per drankje of afkoop), en natuurlijk aan hoeveel je verwacht dat je gasten gaan drinken. Gemiddeld drinken bruiloft gasten 2 consumpties per persoon per uur, maar als je uit ervaring weet dat jullie gasten (veel) meer drinken kan afkopen een stuk voordeliger uitvallen.
De ontvangst
Meestal staat het bruidspaar (vlak)bij de ingang van de feestzaal om de gasten te ontvangen. Na de felicitaties en een kort praatje krijgen de gasten een kopje koffie en een gebakje (vaak staat er al een assortiment gebakjes op de tafels). De gebakjes worden echter ook regelmatig achterwege gelaten. Wel staan er vrijwel altijd nootjes of andere zoutjes op tafel.
Bediening aan tafel of zelf halen aan de bar
Als je de mensen zelf hun drankjes aan de bar laat halen ben je vaak wat goedkoper uit. Er is meestal wat minder personeel nodig (al heb je toch enkele obers nodig die de lege glazen ophalen) en als de gasten zelf naar de bar moeten lopen zullen ze waarschijnlijk ook wat minder drinken. Aan de andere kant vinden gasten het wel erg prettig als een ober de drankjes komt brengen.
Buffet of hapjes
Tegenwoordig komen we de traditionele buffetten met een uitgebreid assortiment warme en koude gerechten steeds minder vaak tegen. In plaats daarvan wordt enkele keren rond gegaan met kleine hapjes, zoals een bittergarnituur, wraps of andere gerechten die men gewoon uit de hand kan eten. Dat is ten eerste een stuk goedkoper en ten tweede kan het feest gewoon lekker doorgaan; de gasten kunnen de hapjes immers ook op de dansvloer gewoon opeten.
Natuurlijk hebben jullie voor het feest wel een diner met jullie daggasten, en ook broodjes of een zak friet aan het einde van het feest wordt altijd gewaardeerd door de gasten.
Bruiloft dj of coverband
Natuurlijk kan een feest niet zonder goede muziek. Dat is een zeer bepalend onderdeel voor de sfeer op je bruiloft dus bespaar daar niet teveel op. Jullie buurjongen van 16 die “ook dj is” doet het vast heel leuk op een verjaardagsfeestje maar voor een bruiloft heb je toch echt wat meer ervaring nodig. Je hebt immers te maken met een zeer divers publiek en de muziek moet dus ook voor ieder wat wils zijn.
Een ervaren bruiloft dj of coverband weet welke nummers wel en niet werken bij zo’n gevarieerd publiek, en zij voelen bovendien aan wanneer zij bepaalde muziek moeten spelen om de dansvloer gevuld te houden. Dat leer je alleen door heel veel ervaring op te doen.
Toen je ouders trouwden hadden zij ongetwijfeld een coverband (destijds noemden ze dat een orkest) maar tegenwoordig kiest meer dan 70% van alle bruidsparen voor een bruiloft dj. Dat heeft enkele belangrijke redenen : het repertoire van een bruiloft dj is een stuk uitgebreider (een coverband kent meestal niet de recente top 40 hits, en ook dance muziek is lastig voor een coverband), een coverband speelt vaak maar 3 sets van 45 minuten (met elke keer een kwartier pauze tussendoor) terwijl een bruiloft dj de hele avond onafgebroken voor de muziek zorgt en een bruiloft dj is bovendien een stuk goedkoper dan een coverband.
Dat is ook logisch aangezien een bruiloft dj vaak alleen is terwijl een coverband het geld met een aantal personen moet delen. Als je toch graag live muziek wilt maar niet het budget hebt voor een goede coverband kan een duo of trio ook een goed alternatief zijn.
Wat kost een bruiloft dj of band?
Een goede lokale bruiloft dj kost vaak zo’n € 350,00 a € 450,00. Deze dj’s doen het vaak als hobby naast een vaste baan en hebben meestal een eenvoudige drive-in-show.
Er zijn echter ook een aantal professionele bedrijven die niets anders doen dan drive-in-shows verzorgen, zoals bijvoorbeeld DjHuren.nl. Deze bedrijven zijn vaak wat duurder dan de lokale bruiloft dj’s maar daar krijg je dan ook wel wat voor terug: ze hebben meestal zeer veel ervaring, mooiere drive-in-shows en bieden meer zekerheid zoals een vervangende dj bij ziekte. De tarieven van deze professionele bedrijven beginnen meestal tussen de € 500,00 en € 750,00.
De tarieven voor een goed duo of trio beginnen meestal ook rond de € 750,00. Professionele coverbands zijn een stuk duurder; de tarieven daarvoor variëren van € 1.500,00 tot € 3.500,00.
Verloop van jullie bruiloft
De meeste bruiloften beginnen ergens tussen 20.00 en 21.00 en duren 4 a 5 uur. Het eerste half uur tot uur zullen jullie bezig zijn met de ontvangst van jullie gasten. De bruiloft dj of band speelt gedurende die tijd wat achtergrondmuziek. Als iedereen binnen is, de eerste biertjes gedronken zijn en de gasten even hebben kunnen bijkletsen wordt het tijd voor de openingsdans. Dat is meestal 1 tot 1,5 uur na de op de uitnodiging vermelde aanvangstijd.
De openingsdans
Er wordt nog altijd vaak gekozen voor een traditionele openingsdans waarbij het bruidspaar als eerste in het midden van de dansvloer een dans doet. Als je dat echt volgens de traditie wilt doen moet je kiezen voor een stijldans (bijvoorbeeld een engelse wals of foxtrot), waarbij de bruid na enkele minuten haar vader ten dans vraagt en de bruidegom zijn moeder.
Dat zien we echter steeds minder vaak. Tegenwoordig beginnen veel bruidsparen met een romantisch schuifelnummer, dat na een minuutje overgaat in een lekkere floorfiller waarbij alle gasten op de vloer gevraagd worden. Het is ook een trend om een complete act in te studeren met een uitgebreide choreografie, maar dat vereist veel voorbereiding en aangezien je waarschijnlijk toch al behoorlijk zenuwachtig bent voor het “moment supreme” is dat lang niet altijd een verstandige keuze.
Natuurlijk is een openingsdans sowieso geen verplichting, maar gasten verwachten het meestal wel. Als jullie echt niets van een openingsdans willen weten kun je de dj of band ook vragen jullie alleen even naar voren te halen voor een “lang zullen ze leven” zodat de feestavond toch officieel geopend is.
Stukjes
Vaak een onvermijdelijk onderdeel van een bruiloft: familie of vrienden die een stukje willen doen. Kan best leuk zijn, maar zorg ervoor dat de stukjes aan het begin van de avond gepland worden. Als het even kan al voor de openingsdans, en anders binnen een uur erna. Je wilt immers niet dat de dansvloer steeds ontruimd moet worden omdat er nog een stukje komt. Stukjes zijn meestal goed bedoeld maar halen vaak de hele sfeer uit een feest.
Aan het einde van de avond
Tegen het einde van de avond zal je zien dat een aantal gasten al vertrekt voordat het feest afgelopen is. Als je niet uitkijkt sta je het laatste uur van jullie bruiloft alleen maar handjes te schudden van gasten die naar huis gaan. Dat kun je gelukkig wel voorkomen: kondig aan het begin van de avond aan dat gasten gewoon naar huis mogen gaan zonder afscheid te komen nemen. Zeg er gerust bij dat jullie wel graag door willen feesten en dus geen zin hebben de halve avond handjes te schudden van vertrekkende gasten. De bedankjes kun je gewoon bij de uitgang zetten.
Het is een mooie traditie om jullie als bruidspaar nog 1 keer in het midden van de dansvloer te zetten voor de laatste dans, met al jullie vrienden en familie om jullie heen. Dé klassieker voor dat moment is “You never walk alone”, maar je kunt natuurlijk ook zelf een nummer uitkiezen. Daarnaast verschilt het ook per regio welk nummer gebruikt wordt; zo is “Brabant” van Guus Meeuwis erg populair in Brabant. Het is ook mooi als de gasten sterretjes of breekstaafjes krijgen voor dit moment.
Ceremoniemeester
Zoals je ziet komt er nogal wat kijken bij de organisatie van een bruiloft. Wij raden dan ook aan iemand te vragen als ceremoniemeester op te treden. Diegene is dan op de dag zelf de contactpersoon voor de locatie, het entertainment enzovoorts. De ceremoniemeester zorgt ervoor dat alles volgens planning verloopt en kan allerlei kleine brandjes blussen zodat jullie daar niet mee lastig gevallen worden. Ook kan diegene aankondigingen doen en zorgen dat eventuele stukjes goed gepland worden.
Uiteraard kun je ook kiezen voor een professionele weddingplanner.